Facturación electrónica CFDI 4.0 por API: guía de timbrado
Facturación electrónica CFDI 4.0 por API: qué es el timbrado, qué hace el PAC, complementos, cancelación y cómo integrarla a tu sistema. Lee la guía.
La facturación electrónica CFDI 4.0 por API permite que tu propio sistema genere, timbre, envíe y cancele facturas sin que nadie las capture a mano en un portal. En esta guía te explicamos qué es el timbrado, qué papel tiene el PAC, qué complementos podrías necesitar y cómo planear la integración para que funcione desde el primer día.
Qué es la facturación electrónica CFDI 4.0
El CFDI es la factura con validez fiscal en México y la 4.0 es su versión vigente.
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es un archivo XML con una estructura definida por el SAT. Ese XML es la factura; el PDF que normalmente se envía al cliente es solo una representación impresa para leerlo con facilidad.
La versión 4.0 pide más datos del receptor que las anteriores. Para que una factura se timbre sin errores, tu sistema debe enviar, entre otros:
- RFC y nombre o razón social del cliente, tal como aparecen en su constancia de situación fiscal.
- Código postal del domicilio fiscal del receptor.
- Régimen fiscal del receptor y un uso del CFDI compatible con ese régimen.
- Exportación, un campo que indica si la operación es o no de exportación.
Muchos rechazos al timbrar vienen de datos del cliente mal capturados, por eso conviene validarlos desde el alta del cliente.
Qué es el timbrado y qué hace un PAC
Timbrar es certificar tu factura ante el SAT a través de un proveedor autorizado.
Un CFDI no es válido solo porque tu sistema lo generó. Primero lo sellas con tu Certificado de Sello Digital (CSD), que el SAT emite a tu empresa, y después lo envías a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). El PAC es una empresa autorizada por el SAT para:
- Validar que el XML cumpla con la estructura y las reglas vigentes.
- Asignar el folio fiscal (UUID), el identificador único de la factura.
- Agregar el Timbre Fiscal Digital con el sello del SAT.
- Enviar el comprobante al SAT.
Al terminar, el PAC te devuelve el XML timbrado. Ese es el archivo que debes guardar y entregar a tu cliente.
Un punto importante: en DEXMA no somos un PAC. Lo que hacemos es desarrollar e integrar el software de tu empresa con el PAC que elijas, para que la facturación ocurra dentro de tus propios procesos. El timbrado, la certificación y la relación contractual por timbres siguen siendo con el PAC.
Cómo elegir un PAC para integrarte por API
Si vas a timbrar desde tu sistema, el PAC no solo es un proveedor fiscal: es una dependencia técnica. Antes de decidir, revisa:
- Que esté autorizado por el SAT. El SAT publica la relación de proveedores autorizados en su portal.
- Documentación clara de su API, con ambiente de pruebas (sandbox).
- Servicios que necesitas: timbrado, cancelación, consulta de estatus, recuperación de XML y complementos.
- Esquema de cobro por timbre o por paquete y qué pasa si se terminan los timbres.
- Disponibilidad y soporte técnico cuando algo falla en pleno cierre de mes.
Tipos de CFDI y complementos más comunes
No todas las facturas son de ingreso; muchas empresas necesitan varios tipos.
Además del CFDI de ingreso (la factura de venta), existen CFDI de egreso (notas de crédito, devoluciones, descuentos), de traslado y de pago. Encima de ellos se agregan complementos, que son secciones adicionales del XML para casos específicos.
| Complemento | Para qué sirve | Quién suele necesitarlo |
|---|---|---|
| Recepción de pagos (REP) | Documenta cada pago recibido de una factura emitida con pago en parcialidades o diferido (método PPD). | Empresas que venden a crédito o cobran en parcialidades. |
| Nómina | Comprueba los pagos a trabajadores, con percepciones, deducciones y otros pagos. | Toda empresa con empleados en nómina. |
| Carta Porte | Acompaña el traslado de mercancías con datos de origen, destino, mercancía y transporte. | Empresas que transportan mercancías propias o de terceros. |
Cada complemento tiene su propia especificación y el SAT la actualiza con cierta frecuencia. Tu integración debe permitir cambiar de versión sin rehacer todo el sistema, y el PAC debe soportar la versión vigente.
El complemento de pagos, el que más se olvida
Cuando facturas con método de pago PPD, el cobro no termina con la factura: cada vez que tu cliente paga, debes emitir un CFDI con complemento de recepción de pagos dentro del plazo que marca la regulación. Si tu cobranza vive en otro sistema o en el estado de cuenta del banco, esto se vuelve trabajo manual. Conectar la cobranza con la facturación es una de las automatizaciones con mayor impacto en el área de finanzas.
Cancelación de CFDI: reglas que tu sistema debe respetar
Cancelar ya no es solo "borrar" la factura: tiene motivos, plazos y, a veces, aceptación del cliente.
Según el esquema de cancelación publicado por el SAT, toda solicitud de cancelación debe indicar uno de cuatro motivos:
- 01: Comprobante emitido con errores con relación. Primero se emite la factura que lo sustituye y luego se cancela la original, indicando el folio de la nueva.
- 02: Comprobante emitido con errores sin relación.
- 03: No se llevó a cabo la operación.
- 04: Operación nominativa relacionada en una factura global.
En muchos casos el receptor debe aceptar la cancelación. El mismo documento del SAT indica que el receptor tiene tres días hábiles para responder y que, si no lo hace, la cancelación procede. Hay supuestos que se cancelan sin aceptación, por ejemplo comprobantes de hasta $1,000 pesos, CFDI de nómina, de egreso o de traslado, los cancelados dentro de las 24 horas siguientes a su emisión y las operaciones con el público en general, con algunas excepciones que el propio SAT detalla.
El plazo general para cancelar es, a más tardar, el mes en que se deba presentar la declaración anual del ejercicio en que se emitió la factura. Las reglas pueden cambiar con cada Resolución Miscelánea Fiscal, así que confirma los detalles vigentes con tu contador.
Para tu sistema esto significa que la cancelación es un proceso con estados: solicitada, en espera de aceptación, cancelada o rechazada. Si tu software solo marca la factura como "cancelada" en cuanto alguien da clic, tus reportes no coincidirán con lo que dice el SAT.
Cómo integrar la facturación por API a tu sistema
Una integración sólida se planea como un flujo completo, no como un botón de "facturar".
1. Define de dónde salen los datos
¿La factura nace de un pedido en tu tienda en línea, de una orden en tu ERP, de una cita o de un contrato? Ubica el evento que dispara la factura y qué datos del cliente, productos e impuestos tienes en ese momento.
2. Catálogos y datos fiscales correctos
Cada producto o servicio necesita su clave de producto o servicio y su clave de unidad del SAT; cada cliente, su régimen fiscal y código postal. Guardar esto bien una vez evita errores en cada factura.
3. Generación, sello y timbrado
Tu sistema arma el comprobante, el PAC lo valida y timbra, y tu sistema guarda el XML con su UUID. Aquí importan detalles técnicos que hacen la diferencia:
- Manejo de errores claro: si el PAC rechaza una factura, el usuario debe ver qué dato corregir, no un código ilegible.
- Reintentos seguros: si se pierde la conexión a mitad del timbrado, el sistema debe consultar el estatus antes de reintentar para no duplicar facturas.
- Resguardo de credenciales: el CSD y su contraseña son información sensible y deben almacenarse cifrados y con acceso restringido.
4. Entrega y resguardo
Envía XML y PDF por correo o déjalos disponibles en un portal de clientes. Conserva los XML durante el tiempo que exige la ley y que puedas encontrarlos por cliente, fecha o folio.
5. Pagos, notas de crédito y cancelaciones
Conecta la cobranza para emitir complementos de pago, y diseña flujos para notas de crédito y cancelaciones con sus estados. Esto es lo que suele quedar fuera del primer proyecto y después se vuelve trabajo manual.
6. Pruebas en sandbox y salida a producción
Prueba con casos reales (distintos regímenes, parcialidades, descuentos, cancelaciones) y pasa a producción cuando finanzas valide los resultados.
Facturar desde un portal vs. integrar por API
Ambas opciones son válidas; depende de tu volumen y de qué tan conectados estén tus procesos.
| Criterio | Portal del PAC o sistema comercial | Integración por API |
|---|---|---|
| Volumen | Pocas facturas al mes | Decenas, cientos o miles |
| Captura | Manual | Automática desde tu sistema |
| Errores de captura | Más probables | Se reducen con validaciones |
| Complementos de pago | Manuales | Se pueden generar al registrar el cobro |
| Inversión inicial | Baja | Requiere desarrollo |
| Control del flujo | Limitado al portal | Total, dentro de tus procesos |
Si estás evaluando si te conviene construir o comprar, en nuestro artículo sobre software a la medida vs. software comercial comparamos ambos caminos. Y si quieres dimensionar la inversión, revisa cuánto cuesta desarrollar software a la medida.
Señales de que necesitas facturar por API
Si te identificas con dos o más, probablemente ya estás pagando el costo de no integrar:
- Alguien de tu equipo pasa horas copiando datos de pedidos al portal de facturación.
- Los complementos de pago se emiten tarde o se olvidan.
- Las facturas canceladas en el SAT no coinciden con lo que dice tu sistema.
- Vendes en línea y la factura no se genera sola al confirmar el pedido.
Cómo te ayudamos en DEXMA
Integramos la facturación con el PAC que elijas dentro de los sistemas que ya usas o de uno nuevo.
En DEXMA no timbramos facturas ni somos PAC: desarrollamos el software que conecta tus procesos con tu PAC y automatiza lo que hoy se hace a mano. Estos son los servicios relacionados:
- Facturación electrónica CFDI: integración por API con tu PAC, complementos, cancelaciones y portal de facturas.
- Sistemas de gestión ERP: ventas, inventario y cobranza conectados con la facturación.
- Comercio electrónico: factura automática al confirmar un pedido en línea.
- Pagos y dispersiones SPEI: cobranza conciliada que dispara el complemento de pago.
- Automatización de procesos: menos captura manual entre áreas.
Si quieres revisar tu caso, cuéntanos cómo facturas hoy y qué te gustaría automatizar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el timbrado de una factura electrónica?
Es el proceso en el que un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) valida tu CFDI, le asigna un folio fiscal (UUID) y le agrega el Timbre Fiscal Digital con el sello del SAT. Sin timbrado, el comprobante no tiene validez fiscal.
¿Puedo timbrar facturas directamente con el SAT por API?
Para integrar la facturación a tu propio sistema se trabaja con un PAC, que ofrece la API de timbrado, cancelación y consulta. El SAT tiene herramientas gratuitas en su portal para emitir facturas de forma manual, pero no están pensadas para integrarse con tu software.
¿DEXMA es un PAC?
No. DEXMA desarrolla e integra software. Conectamos tu sistema con el PAC que elijas para que puedas timbrar, enviar y cancelar facturas desde tus propios procesos; el timbrado lo realiza el PAC.
¿Cuándo necesito emitir un complemento de pago?
Cuando emites una factura con método de pago PPD (en parcialidades o diferido), cada pago que recibes debe documentarse con un CFDI con complemento de recepción de pagos. Si cobras en una sola exhibición al momento de facturar (PUE), normalmente no lo necesitas. Confirma tu caso con tu contador.
¿Cuánto tarda integrar la facturación CFDI por API?
Depende de dónde nacen los datos, cuántos tipos de comprobante y complementos necesitas y del estado de tus catálogos. Una integración de facturas de ingreso es mucho más sencilla que una con complementos de pago, nómina y cancelaciones. Lo recomendable es definir el alcance completo antes de estimar.